Wenn du als Vermieter eine Wohnung besichtigen lässt, musst du nicht nur auf den Zustand der Räume achten, sondern auch darauf, was du von den Interessenten fragen darfst. Viele Vermieter machen immer noch denselben Fehler: Sie fragen zu viel zu früh. Ein Nettoeinkommen, die Bankverbindung oder gar die Familienstandserklärung - das alles ist vor der Besichtigung oder sogar währenddessen nicht erlaubt. Die DSGVO hat klare Regeln, und wer sie missachtet, riskiert Abmahnungen, Bußgelder oder sogar Klagen.
Phase 1: Terminvereinbarung - Nur Name und Telefonnummer
Bevor jemand die Wohnung betritt, darfst du nur zwei Dinge erfassen: den Vornamen, Nachnamen und eine Telefonnummer. Mehr nicht. Selbst die Adresse ist in dieser Phase verboten, es sei denn, du lädst jemanden gezielt ein - zum Beispiel, weil du den aktuellen Mieter um einen Besichtigungstermin bitten musst. Selbst dann darfst du nur Daten sammeln, die wirklich nötig sind, um den Termin zu koordinieren.
Warum? Weil der Vermieter hier nur ein berechtigtes Interesse hat, zu prüfen, ob jemand überhaupt erscheint. Kein Interesse, die Bonität zu bewerten. Das kommt erst später. Viele Immobilienportale und Vermieter nutzen immer noch Formulare, die vor der Besichtigung nach Einkommen, Arbeitsverhältnis oder bisherigen Mietverträgen fragen. Laut der Berliner Datenschutzbeauftragten waren 78 % dieser Formulare im Jahr 2022 rechtswidrig. Das ist kein kleiner Fehler - das ist ein klarer Verstoß.
Praktischer Tipp: Nutze ein einfaches Kontaktformular, das nur Name und Telefonnummer verlangt. Wenn jemand deine Wohnung sehen will, reicht das. Wenn er später Interesse zeigt, fragst du erst dann nach mehr.
Phase 2: Während der Besichtigung - Identität prüfen, aber nicht ausfragen
Wenn der Interessent vor der Tür steht, darfst du ihn bitten, seinen Personalausweis vorzuzeigen. Das ist erlaubt, um sicherzustellen, dass nicht jemand anderes die Wohnung besichtigt - etwa ein Mieter, der die Wohnung heimlich vermieten will, oder ein Betrüger. Du darfst notieren, dass er den Ausweis vorgezeigt hat, und den Namen auf dem Ausweis mit dem Namen aus der Terminbuchung abgleichen.
Doch hier endet die Erlaubnis. Du darfst nicht fragen:
- Wie viel verdienst du monatlich?
- Hast du eine Bankverbindung?
- Wie ist dein Familienstand?
- Hast du Kinder?
- Welche Religion hast du?
Alle diese Fragen sind unzulässig. Das Landgericht Berlin hat 2021 entschieden, dass die Erhebung wirtschaftlicher Daten während der Besichtigung unverhältnismäßig ist. Selbst wenn du denkst, du musst das wissen, um zu entscheiden, ob jemand geeignet ist - du darfst es nicht tun. Der Mieter hat das Recht, erst dann zu antworten, wenn er wirklich ernsthaft Interesse hat.
Was du tun kannst: Gib dem Interessenten einen Zettel mit der Information, dass er nach der Besichtigung, wenn er sich bewerben möchte, eine Mieterselbstauskunft ausfüllen kann - und dass er dann erst die weiteren Daten angeben muss. Das ist professionell, legal und respektiert die Privatsphäre.
Phase 3: Nach der Besichtigung - Wenn Interesse besteht, darfst du mehr fragen
Erst wenn der Interessent sagt: „Ich möchte die Wohnung mieten“, wechselt die Rechtsgrundlage. Jetzt geht es nicht mehr um ein bloßes Interesse, sondern um die Vorbereitung eines Mietvertrags. Das ist ein Vertragsanbahnungsverhältnis - und dafür ist Artikel 6 Absatz 1 lit. b DSGVO die richtige Grundlage.
Du darfst jetzt verlangen:
- Nettoeinkommen (mit Nachweis)
- Beschäftigungsverhältnis und Arbeitgeber
- Letzter Wohnsitz und Mietverlauf
- Angaben zu Schufa-Einträgen (wenn der Interessent zustimmt)
Aber Achtung: Gehaltsnachweise - also Lohnabrechnungen oder Bankauszüge - darfst du erst verlangen, wenn der Interessent tatsächlich eine Bewerbung abgegeben hat. Das heißt: nicht vor der Unterzeichnung eines Mietvertragsverhandlungsprotokolls. Der Verband deutscher Verwaltungs- und Immobilienwirtschaft (VDIV) betont das deutlich: Wer Gehaltsnachweise vorher verlangt, handelt rechtswidrig.
Und noch etwas: Du darfst nicht einfach eine Einwilligung verlangen. Viele Vermieter schreiben: „Ich erhebe Ihre Daten mit Ihrer Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO.“ Das ist falsch. Wer eine Wohnung sehen will, fühlt sich oft gezwungen, zuzustimmen - das macht die Einwilligung ungültig. Die Rechtsgrundlage muss immer das berechtigte Interesse (lit. f) oder die Vertragsanbahnung (lit. b) sein. Nicht die Einwilligung.
Was du nie fragen darfst - auch nicht als Nebenfrage
Es gibt Daten, die niemals erlaubt sind - egal in welcher Phase:
- Bankkontostand (außer als Teil eines Gehaltsnachweises)
- Religiöse Überzeugungen
- Gesundheitsdaten (z. B. ob jemand chronisch krank ist)
- Politische Meinungen
- Sexuelle Orientierung
- Angaben zu Kindern, wenn sie nicht für die Wohnungsgroße relevant sind
Das ist nicht nur unethisch - das ist strafbar. Ein Urteil des Landgerichts Köln aus 2022 hat klargestellt: Wer nach dem Familienstand fragt, um zu prüfen, ob Kinder kommen könnten, macht sich strafbar. Das ist Diskriminierung. Und die Datenschutzbehörden verhängen Bußgelder. Im ersten Halbjahr 2023 allein in Berlin wurden 17 Bußgelder im Wohnungswesen verhängt - eins davon für 8.500 Euro, weil ein Vermieter vor der Besichtigung Gehaltsnachweise verlangt hatte.
Wie du dich schützt - Checklisten und Musterformulare
Es gibt keine Entschuldigung dafür, dass du es nicht weißt. Es gibt kostenlose Hilfen, die dir helfen, alles richtig zu machen.
- Der Haus & Grund Verband bietet ein Muster-Informationblatt nach Artikel 13 DSGVO an - du musst es dem Interessenten aushändigen, sobald du Daten erhebst.
- Die Berliner Datenschutzbeauftragte hat einen kostenlosen Online-Check für Mieterselbstauskünfte veröffentlicht. Bis September 2023 haben ihn über 12.000 Vermieter genutzt.
- Der Deutsche Mieterbund hat eine Umfrage veröffentlicht: 68 % der Mieter berichten, dass Vermieter immer noch unzulässige Fragen stellen. Das heißt: Du stehst nicht allein da - aber du kannst anders sein.
Professionelle Verwaltungen haben das längst verstanden: 89 % von ihnen halten sich an die Regeln. Private Vermieter nur 37 %. Das ist kein Zufall. Wer sich informiert, spart Geld. Wer nicht, riskiert Strafen.
Digitalisierung: Neue Tools, neue Risiken
Im Jahr 2025 wird sich der Mietmarkt noch stärker digitalisieren. Es gibt Apps, die Besichtigungstermine buchen, Selbstauskünfte digital erfassen und sogar Video-Calling anbieten. Aber: Videobesichtigungen sind heikel. Die Aufzeichnung von Gesprächen ist grundsätzlich verboten - es sei denn, der Interessent gibt eine ausdrückliche, schriftliche Einwilligung. Und selbst dann: Nur für den Zweck der Besichtigung, nicht zur Auswertung.
Die Bundesregierung plant ab 2025 ein neues Gesetz: Das Digitaler Wohnraumzugangsgesetz (DWoZugG). Es wird standardisierte, DSGVO-konforme digitale Selbstauskünfte vorschreiben, die vom Bundesministerium zertifiziert werden. Das bedeutet: Bald wirst du nur noch Formulare akzeptieren dürfen, die offiziell geprüft sind. Wer jetzt noch eigene, selbstgemachte Formulare nutzt, wird bald nicht mehr legal handeln können.
Experten warnen: Algorithmen, die Selbstauskünfte automatisch bewerten, können Diskriminierung verstärken - etwa wenn sie Familien mit Kindern automatisch ablehnen. Die DSK hat das bestätigt und fordert strengere Kontrollen. Du als Vermieter solltest daher lieber selbst prüfen als auf Software zu vertrauen.
Was passiert, wenn du dich nicht an die Regeln hältst?
Abmahnungen sind kein Mythos. Die Zahl der datenschutzrechtlichen Abmahnungen im Mietrecht ist von 32 im Jahr 2019 auf 287 im Jahr 2022 gestiegen. Die durchschnittliche Gebühr liegt bei 375 Euro - und das ist nur die Anfangsstrafe. Wenn du wiederholst, was du schon einmal verboten hast, kommt ein Bußgeld dazu. Und das kann bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % deines Umsatzes betragen - je nachdem, wie groß dein Portfolio ist.
Und dann ist da noch der Ruf. Wer als Vermieter als datenschutzunfreundlich gilt, bekommt keine guten Mieter mehr. Wer sich an die Regeln hält, wirkt professionell, vertrauenswürdig und fair. Das ist ein Wettbewerbsvorteil.
Frequently Asked Questions
Darf ich vor der Besichtigung ein Formular mit Einkommensangaben verschicken?
Nein. Vor der Besichtigung darfst du nur Name, Vorname und Telefonnummer erfassen. Einkommensangaben, Bankverbindungen oder Arbeitsverhältnisse sind erst nach konkretem Interessensbekunden erlaubt. Wer vorher nach Einkommen fragt, verstößt gegen die DSGVO und riskiert eine Abmahnung.
Darf ich den Personalausweis kopieren?
Nein. Du darfst den Ausweis nur vorzeigen lassen und den Namen mit dem Termin übereinstimmen. Eine Kopie oder Fotografie ist nicht erlaubt, es sei denn, der Interessent gibt eine ausdrückliche Einwilligung zur Speicherung - und selbst dann nur, wenn es für die Vertragsanbahnung nötig ist. In der Praxis ist das fast nie der Fall. Besser: Notiere nur, dass der Ausweis vorgezeigt wurde.
Was ist mit der Einwilligung nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a DSGVO?
Einwilligungen sind in der Mietvermittlung fast immer ungültig. Wenn jemand eine Wohnung sehen will, fühlt er sich gezwungen, zuzustimmen. Das macht die Einwilligung nicht freiwillig - und damit rechtlich unwirksam. Nutze stattdessen immer die Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses (lit. f) oder die Vertragsanbahnung (lit. b).
Darf ich nach dem Familienstand fragen, um zu prüfen, ob Kinder kommen?
Nein. Fragen zum Familienstand, zur Anzahl der Kinder oder zur Familienplanung sind diskriminierend und verboten. Selbst wenn du denkst, es gehe um die Wohnungsgroße - du darfst nicht danach fragen. Das ist ein klarer Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) und die DSGVO.
Wie lange darf ich die Daten der Interessenten speichern?
Wenn kein Mietvertrag zustande kommt, musst du die Daten spätestens nach sechs Monaten löschen. Wenn ein Vertrag abgeschlossen wird, kannst du die Daten so lange speichern, wie der Mietvertrag läuft - plus drei Jahre nach Beendigung, um Ansprüche geltend machen zu können. Achte darauf, die Daten sicher zu speichern und nur für den Zweck der Vermietung zu nutzen.
Was du jetzt tun kannst
Prüfe deine aktuellen Formulare. Streiche alles, was nicht Name, Vorname und Telefonnummer ist - vor der Besichtigung. Lade das kostenlose Muster-Informationblatt vom Haus & Grund Verband herunter. Zeig es jedem Interessenten, der deine Wohnung besichtigt. Nutze den Online-Check der Berliner Datenschutzbeauftragten, um deine Selbstauskunft zu testen. Und wenn du unsicher bist: Frag einen Fachanwalt für Mietrecht. Es ist kein Luxus - es ist deine Absicherung. Die DSGVO ist kein Hindernis. Sie ist ein Rahmen, der dich vor Rechtsstreit schützt - wenn du ihn befolgst.